Jak se perfektně připravit na pracovní schůzku a vyhrát?

Ilustrační foto: Pixabay
Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on whatsapp
WhatsApp
Alena Hájková
Alena Hájková

Redaktorka

I malá obchodní schůzka by měla proběhnout na profesionální úrovni. Proto bychom neměli zanedbat společenská pravidla, verbální i neverbální komunikaci. Je důležité mít také na paměti, že pokud jednáme se svými zahraničními partnery, reprezentujeme především svoji firmu.

Podání ruky

K pozdravu patří úsměv i podání ruky. I tady existují určitá pravidla. Na začátku obchodního jednání ruku jako první podává nadřízený podřízenému, starší mladšímu, žena muži, významnější méně významnému. Podává-li si ruce více osob najednou, dáváme pozor, aby se ruce nepodávali tzv. “křížem“ mezi více osobami . Velmi mnoho o nás vypovídá stisk ruky. Měl by být krátký, pevný. Ne však moc silný, ani tzv. „leklá ryba“, kdy nám ruka podávajícího zůstane nepříjemně viset v té naší. Zrovna tak není dobré potřásání oběma rukama. Zpocené nebo vlhké ruce působí rovněž nepříjemným dojmem. V případě, že některá z osob sedí, je slušné při podání ruky a pozdravu povstat. Nemusí tak učinit žena, starší, nadřízený nebo významná osoba. Muž by měl mít zapnuté sako. Jsme-li představováni osobě významné, záleží na jejím rozhodnutí, jestli nám podá ruku nebo ne. Není to její povinností. Pokud tak učiní, je to milá pocta.

Osobní zóny

Důležitou roli hraje je i postoj a vzdálenost od člověka, kterého zdravíme. Každý národ dodržuje jinou vzdálenost při pozdravu, řídí se svým vlastním rituálem. V Česku je osobní zóna asi 1- 1,5 m. Pokud však jsme v cizí zemi nebo je cizinec našim hostem, snažíme se přizpůsobit jeho zvyklostem. Dáváme tím najevo nejen to, že si svého hosta, vážíme, ale že sami máme dobré společenské vystupování. A podle toho s námi také ostatní jednají. Při loučení naopak většinou podáváme ruku my. Děkujeme za pozvání, příjemně strávený čas. Pokud chce hostitel, nadřízený ukončit sezení, může dát povstáním a podáním ruky najevo, že naši návštěvu, obchodní schůzku považuje za skončenou. Nám tak nezbývá, než se rozloučit a vzdálit.

Představování

Pravidla pro představování jsou na jednání dána podle pracovní pozice, ve které se nacházíme. Jsme-li na té nižší, měli bychom být vzájemně představeni třetí osobou nebo se představit sami. Dále platí, že se představuje mladší staršímu, podřízeného nadřízenému, méně významná osoba osobě významnější. Muž se sice ženě představuje jako první, ruku ale podává první žena. Kde je více osob, nejprve představíme navzájem ostatní a nakonec sebe. Tato setkání by měl o doprovázet nejen milý úsměv, ale i pár zdvořilostních slov. „Těší mě, rád Vás poznávám, hodně jsem o Vás slyšel, atd. Dbejte na to, aby nenastala trapná situace – rozpačité ticho. Představujeme sebe i ostatní celým jménem. Někteří lidé ke svému jménu přidávají i titul. Tyto společenské rituály by se měly odehrávat ve stoje. Naprostou samozřejmostí je , že se dotyčnému díváme do očí.

Oslovení

I oslovením vyjadřujeme náš vztah k osobě, se kterou právě hovoříme. Chyba, které se dopouštíme je, že začínáme mluvit rovnou k věci, aniž bychom navázali oslovením neformální kontakt . Pamatujme, že každý rád slyší své jméno, nehledě na to, že oslovení na začátku hovoru je základ slušnosti a otevření prostoru pro navázání hovoru. Také nezapomínáme na správné skloňování jména.

Mnoho pracovních setkání probíhá mimo kancelář, v restauracích a to jak v denních tak večerních hodinách. Proto je důležité zvolit vhodné oblečení. V otázce oblékání platí, že čím výše je člověk postavený, tím více je svázán zákonitostmi formálního vzhledu.

Neverbální komunikace

Během samotného jednání nejen pečlivě nasloucháme našemu obchodní partnerovi, ale také sledujeme jeho neverbální komunikaci. Ta nám může mnohé napovědět. Při rozhovoru je vhodné mít kolem sebe takový prostor, který nám umožňuje volněji se pohybovat a gestikulovat. Někteří lidé se druhých během hovoru dotýkají, což nemusí být vždy na místě nebo příjemné.

Přesto, že můžeme mluvit jako kniha, nejvíce nás prozradí oči, pohled, mimika. Někteří obchodní partneři používají tzv. “ pockerface“, aby nebyli pro druhé tolik čitelní. Výhodou pro úspěšné jednání je, pokud se obě strany chovají stejně, například mají stejný postoj nebo sedí stejným způsobem. Ten, kdo sedí přímo proti Vám nebo má židli o něco výše signalizuje svoji nadřazenost. Při rozhovoru vnímejte i to, jestli dotyčný během hovoru dělá krok zpátky, celkový postoj, jestli sedí na celé židli, má zkřížené ruce nebo v ruce nervózně cvaká propiskou. Tento člověk může mít trému, spěchá nebo jste ho nezaujali. Tady záleží na vaší empatii, jakou zvolit taktiku pro další pokračování nebo hovor zakončit. Naopak máme-li hlavu malinko nakloněnou na stranu, podepřenou rukou, dáváme najevo zájem. Pokud se díváme do země nebo jinam, přešlapujeme na místě, nervózně pohybujeme rukama, rádi bychom měli již hovor za sebou.

A tak i tady raději všeho s mírou. Člověk by měl působit harmonicky, tedy měl by umět sladit oblečení s gesty a komunikací úměrnou jeho věku, postavení. Právě to vám pomůže k výhře i dobrému pocitu.

Autor: Jan Čížek