Recepční i asistentka jsou vždy první vizitkou firmy

Foto: Pixabay
Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on whatsapp
WhatsApp
Alena Hájková
Alena Hájková

Redaktorka

Pokud přicházíme do firmy nebo hotelu, nepůsobí na nás jen prostředí, ale především osobnost recepční nebo recepčního a asistentky, ale také vzhled a profesní dovednosti. Které utváří první dojem i příjemné pracovní prostředí?

Pro tuto pozici je obzvláště důležitou vlastností empatie, flexibilita, samostatnost, taktnost, loajalita, verbální i neverbální projev. V neposlední řadě i společenské vystupování. I necitlivé nakládání s informacemi může změnit negativně prostředí recepce a tím i celé firmy. Tyto všechny aspekty práce recepční se dají stále kultivovat a rozvíjet. Špatnou vizitkou je, když si recepční před hostem, klientem povídají. Pokud na sebe pokřikují zaměstnanci přes celou halu, jedná se o neprofesionalitu. Hosté u přepážky recepce a v lobby si potom připadají jako na fotbalovém hřišti. Zaměstnavatel, který si je vědom toho, že recepční velkým dílem spoluvytváří image firmy, obsazuje na tato místa takové zaměstnance, kteří dokonale zvládají perfektně organizační, komunikační dovednosti. Také znalost práce na počítači a jazykové vybavení je součástí náplně této práce. A nezapomíná na úsměv a outfit. Velmi důležitou roli hraje i upravenost recepce, tak, aby okamžitě při vstupu do místnosti navozovala příjemnou atmosféru. I toto vypovídá mnohé o firmě samotné.

Komunikace po telefonu

Jednou z hlavních činností recepční je komunikace po telefonu. Podle příjemného a vstřícného projevu recepční si klient udělá okamžitě obrázek o firmě.  Unylý projev působí neosobně a recepční dává najevo že ho volající obtěžuje. Také věty typu: „co mu chcete“, „proč voláte“, „jak se jmenujete – zapomněl jsem vaše jméno,“ nesvědčí o slušném vystupování.

Timemanagemant

Práce recepčních je velmi zodpovědná a náročná. Někdy je potřeba v jednu chvíli nejen přivítat klienta, ale i zvednout telefon. Přitom se příjemně usmívat,  hovořit do telefonu, se zaměstnanci i s příchozími hosty. Musí umět zarezervovat hotel, letenky, společenský oběd nebo večeři, objednat taxi, messengera, mít stále doplněné cateringové zásoby. Jednání se zákazníkem vyžaduje důležitost vizuálního kontaktu. Výhodou je empatie, odhadnutí jeho jednání, umět společně naformulovat problém a pomoci ho řešit. Stejně tak je potřebné pro recepční spoluvytvářet důležitou příjemnou atmosféru na pracovišti tak, aby byl klient maximálně spokojený.

Krizové situace

Při řešení zcela konkrétních situací se recepční zdokonalují i v takových oblastech jako je řešení krizových situací, kdy musí být zachována míra slušnosti, ale zároveň zvládnutí situace dle pravidel asertivity. V daném okamžiku je důležité, že recepční reprezentuje především svou firmu a musí hájit její zájmy. Protože se na takových seminářích setkávají především recepční z různých společností, je nespornou výhodou i výměna zkušeností. Každá z recepčních má již zaběhaný svůj systém organizace, který vyhovuje právě jejímu stylu práce. Konfrontací s jinými recepčními se často dochází k zajímavým modelům v jednání.

Autor: Jana Černá